受信メールの自動振り分け

 『振り分け』をクリックすると、自動処理の設定ページになります。ここでは、メールを受信した際にサーバが自動的に行う、各種処理について設定できます。
 このページでは、受信メールの自動振り分け機能について解説します。転送と自動返信の設定に関してはこちらをご覧ください。振り分け機能の概要についてはわかっていて、ルールの設定方法について知りたい場合はこちらです。

 通常、受信したメールは受信箱に保存されるか、設定したメールアドレスへ転送されます。設定によっては自動返信されたりします。
 振り分け機能を利用すると、特定の送信者から、特定の件名、あるいは特定の日に届いたメールのみ、受信箱以外の特別なメールボックスへ保存する転送する自動的に返信する、受信せずに捨てる、などの特別な処理をするよう設定できます。
 ただし、柔軟な処理が可能である分、設定の仕方は少々複雑です。

振り分け機能は複数のルールによって実現します。そしてルールは条件処理によってできており、さらに優先度が設定されています。

例えば、 という振り分けをしたい場合、以下のような4つのルールを作成します。

優先度
条件
処理
7
送信者が regist@yt.combilling@yt.com YT フォルダに入れ、受信箱には入れない(Discard)
6
件名に『緊急』の字がある keitai@yt.com へ転送する
5
受信した日時が日曜日 自動で返信する
4
メッセージIDが無い 捨てる(Discard)

メールを受信すると、サーバは優先度の高い順に、受信したメールが各ルールの条件に合うかどうかを判定します。条件に合うものであった場合、設定された処理にしたがってメールは取り扱われます。
そのルールの全ての処理が終わったあと、サーバは次のルールに移りメールの判定を続けます。ただし処理内容に『Discard』が含まれていた場合、振り分けはそこで終了となり、以降の処理や判定はされません。
『Discard』の処理に遭遇しないまま判定するルールがなくなれば、メールは受信箱に入れられて振り分けは終了します。
(例では、優先度が7の処理と4の処理は、受信箱に保存しないようにするために『Discard』を設定します)

上の例の通りにルールを設定し、件名が『【緊急】サーバーメンテナンスについて』というメールを regist@yt.com から受信したとします。
設定されたルールの中で優先度が一番高いのは〔送信者が regist@yt.combilling@yt.com ならば YT フォルダに入れ、受信箱には入れない〕です。受信したメールの送信者は regist@yt.com なので、このルールの条件に合うため、処理を実行します。
その結果、メールは YT フォルダに入れられます。そして『Discard』の処理があるため、振り分け処理はそこで終了です。
受信したメールは、2番目に優先度が高い〔件名に『緊急』が入っていたら keitai@yt.com へ転送する〕の条件も満たしますが、先に振り分け処理は終了しているので、転送はされません。

優先度
条件
処理
7
件名に『緊急』の字がある keitai@yt.com へ転送する
6
送信者が regist@yt.combilling@yt.com YT フォルダに入れる (Discardはなし)

 上のように設定された場合はどうでしょう? (2つの処理の優先度を入れ替え、Discard処理をやめています)
 受信したメールは、まず〔件名に『緊急』の字がある〕を満たすので、keitai@yt.com へメールが転送されます。
 この処理には『Discard』処理は含まれていないため、次いで〔送信者が regist@yt.combilling@yt.com〕の判定が行われます。この条件も受信メールは満たすので、メールは YT フォルダに入れられます。
 この処理にも『Discard』処理は含まれないため、サーバは次のルールを条件判定しようとしますが、もうルールはありません。なので、メールは受信箱に保存されて振り分けは終了します。
 結果として、メールは keitai@yt.com へ転送され、受信箱YT の二つのフォルダへ保存されます。


 このように、ルールの優先順位や『Discard』処理の有無によっては、意図したとおりに振り分けがされないことも多いので、ご注意ください。

クリックで拡大します 振り分けをクリックすると表示されるページでは、ルールの一覧が表示されます。初期状態ではルールは一つもありません。

 『ルールの追加』をクリックすると、その右の入力欄に入力した名称のルールを作成します。
 ルール一覧内の優先度を選択しなおし、ルール名を書き換え、あるいは削除のチェックを入れて『更新』をクリックすると、入力したとおりに優先度やルール名の変更がされ、チェックを入れたルールは削除されます。
 『編集する』のリンクをクリックすると、ルールの具体的な内容を設定できます。

 ルールの個別設定方法については、こちらをご覧ください。